Dokumentation und Anlagenoptimierung.
Jeder Einsatz wird sauber protokolliert. Wir liefern die Datengrundlage für Ihre Anlagenoptimierung.
Was wir dokumentieren.
- Durchgeführte Arbeiten pro Einsatz: Wer, wann, was, wie lange, welche Ersatzteile
- Festgestellte Auffälligkeiten, die noch nicht behoben sind, mit Empfehlung und Priorität
- Verschleißteil-Historie über die Anlagen-Lebensdauer (wann wurde welches Teil das letzte Mal getauscht?)
- Stillstandszeiten mit Ursache und Behebung – als Grundlage für Verfügbarkeits-Analysen
- Empfehlungen zur Anlagenoptimierung, sowohl kurzfristig (anstehende Tauschmaßnahmen) als auch langfristig (Modernisierung)
Warum das für Sie wichtig ist.
Saubere Dokumentation ist die Grundlage für rationale Entscheidungen – sei es für die Erneuerung einer Förderstrecke oder für Verfügbarkeits-Kennzahlen gegenüber dem Mutterkonzern. Mit dem regelmäßigen Wartungsbericht von LED Industrie haben Sie Argumente in der Hand, nicht nur ein „Bauchgefühl, dass Anlage X öfter steht als Y“.
Die Dokumentation erfolgt entweder im Format Ihres CMMS / Wartungsplanungssystems oder, sofern vorhanden, in einem mit Ihnen abgestimmten eigenen Format. Berichte werden gemäß Vertrag monatlich oder quartalsweise zusammengefasst.
Welche Dokumente wir konkret liefern.
- Wartungsprotokolle pro Eingriff – Datum, Komponente, durchgeführte Maßnahme, verwendete Ersatzteile, Prüfwerte, Befunde.
- Störungsberichte pro Vorfall – Vorfall, Diagnose, Maßnahme, verbleibende Empfehlungen.
- Anlagenhistorie als zeitliche Übersicht aller Eingriffe – wertvoll bei Mustererkennung und Anlagenübernahmen.
- Prüfprotokolle DGUV V3 und Maschinenrichtlinie – auditfähig für Berufsgenossenschaft und Versicherer.
- Verschleißteil-Bestandsführung pro Anlage – wann wurde was getauscht, mit welcher Lebensdauer.
- Schmierprotokoll mit Schmierstellen, Schmierstoff und Intervallen.
- Trendreports auf Monats- und Jahresbasis – Verfügbarkeit, MTBF, Top-Störungsursachen.
Wem die Dokumentation gehört.
Wichtige Klarstellung: Die Anlagendaten gehören Ihnen. Wir verwahren sie redundant für unsere Servicetätigkeit, aber bei Vertragsende übergeben wir die vollständige Dokumentation in maschinenlesbarer Form – ohne Geheimhaltung und ohne Format-Lock-In. Wir verstehen uns als Servicepartner, nicht als Wissensmonopolist.
Häufige Fragen.
Wie lange bewahren Sie unsere Anlagendaten auf?
Mindestens fünf Jahre nach Erstellungsdatum – das deckt typische gesetzliche Aufbewahrungsfristen ab. Auf Wunsch länger. Prüfprotokolle DGUV V3 bewahren wir mindestens zehn Jahre auf, weil sie im Haftungsfall auch nach Jahren noch relevant sein können.
Sind Ihre Dokumente auditfähig für ISO 9001 / 14001 / 45001?
Ja. Format und Inhalt erfüllen die Anforderungen typischer ISO-Audits – nachvollziehbare Identifikation, Datum, Verantwortlicher, durchgeführte Maßnahme, eindeutige Versionierung. Bei laufenden Audit-Begleitungen liefern wir auf Anfrage Reports und Beispieldokumente.
Können wir auf die Dokumentation jederzeit zugreifen?
Sie erhalten Wartungsprotokolle direkt nach Eingriff per E-Mail oder über ein Web-Portal. Historische Dokumente können Sie jederzeit anfragen – Lieferung in der Regel binnen 24 Stunden.
Verschlüsseln Sie die Dokumentation bei Übertragung?
Ja. E-Mail-Anhänge mit sensiblen Anlagendaten werden mit Passwort-geschützten ZIP- oder PDF-Dateien übermittelt; Passwort wird über separaten Kanal kommuniziert. Bei größeren Datenmengen über unser Web-Portal mit individuellem Login.
Was passiert mit der Dokumentation am Vertragsende?
Vollständige Übergabe in maschinenlesbarer Form. Wir löschen unsere Kopien nach Vertragsende nicht automatisch – sie bleiben in unserem Archiv für den Fall, dass Sie später nachfragen oder zurückkehren. Auf Wunsch löschen wir nach DSGVO-konformer Bestätigung Ihrer Übernahme.